¿Por qué debería contratar a un DMC?

10 razones para count en especialistas para impulsar los planes de viajes de incentivo

 

Lo primero es lo primero: entender una DMC como un activo para su empresa

Los eventos y reuniones corporativos, como los viajes de incentivo, son fundamentales para el éxito de una empresa. Sin embargo, la planificación de un evento corporativo, más aún un fuera del país puede ser una tarea ardua y exigente, sobre todo si se tienen conocimientos mínimos o nulos sobre el destino al que se aspira.

Por ello, debería considerar la posibilidad de trabajar con una empresa externa de gestión de destinos (DMC).

Muchos pueden argumentar que un DMC es un gasto innecesario basándose en preguntas como: ¿y si tengo mi propio organizador de eventos? ¿Y si soy un viajero experimentado y, sobre todo, puedo contar con recursos en línea como blogs y foros de viajes para utilizarlos como referencia?

La respuesta a todas estas preguntas debe ser: un DMC es lo que nos gusta llamar "expertos locales". Esto significa que su información sobre la zona seleccionada (una ciudad concreta o, más frecuentemente, un país) es más precisa y está más actualizada que cualquier información que pueda encontrar buscando en Google.

Dicho esto, como responsable, puedes dedicar más tiempo y energía a la política interna y a asegurarte de que se cumplen los objetivos de la empresa. Recuerde que, cuando usted es el profesional de las reuniones internas, lleva muchos sombreros: desde ofrecer a sus interlocutores una visión de la rentabilidad del programa en relación con los objetivos generales de la empresa, hasta asegurarse de que el contenido y el diseño del programa reflejen fielmente la cultura de la empresa.

Por si esto no fuera suficiente, las siguientes son razones específicas para convencerle de que trabaje con una DMC para sus programas de viajes de incentivo.

 

• Hablan en nombre de su empresa

Una DMC le representa. Actúa como sus ojos y oídos sobre el terreno, manteniéndole informado al tiempo que le ayuda a encontrar formas mejores y más eficaces de alcanzar sus objetivos para el acontecimiento.

Además, las DMC comprenden y respetan la relación que usted mantiene con su cliente.

Con esto en mente, se asegurarán de ampliarle toda la información y las alternativas; por lo tanto, usted puede proporcionar estas cosas a su cliente, así como a su equipo. Al mismo tiempo, los DMC garantizan una planificación y ejecución ejemplares.

 

• Le guiarán durante todo el viaje

Los profesionales de una DMC siempre tendrán una perspectiva externa de sus planes y seguirán trabajando para desarrollar conceptos únicos y originales. Son muy útiles cuando el acto se celebra en un lugar con el que el organizador de reuniones de la organización contratante no está familiarizado. En lugar de intentar hacer arreglos a larga distancia con personas y empresas desconocidas, es prudente seleccionar un DMC de buena reputación en la ciudad de servicio para que se encargue de la logística local.

 

• Tienen toda la experiencia

Los DMC se ocupan a diario de viajes especializados, excursiones, eventos y mucho más. En concreto, no sólo disponemos de los recursos y los conocimientos técnicos, sino también de la experiencia necesaria para realizar el trabajo con eficiencia y eficacia. Podrán hacer recomendaciones para su grupo basándose en sus experiencias previas y en su conocimiento de cuáles van a ser las mejores opciones para sus requisitos específicos.

Hay muchas formas de viajar, pero uno de los viajes más inolvidables son aquellos en los que los visitantes conectan con el día a día real de las comunidades locales.

 Hay algunos restaurantes, cafés, tiendas, monumentos, hoteles, parques, playas, eventos o actividades especiales que sólo conocen los lugareños, por lo que un DMC que viva en ese lugar puede ofrecer información valiosa para los viajeros más exigentes.

 

• Son maestros del conocimiento local

Un DMC local tiene amplios conocimientos sobre los servicios disponibles y las novedades especiales de cualquier lugar y evento. Por ejemplo, un DMC local conoce detalles sobre patrones de tráfico, situaciones temporales, etc. Al mismo tiempo, un DMC local se responsabiliza de cualquier solicitud o problema que el turista pueda tener durante el viaje. Además, un DMC local puede contratar a personas y empresas locales con más criterio, referido a la calidad y también a la confianza y el turismo responsable.Al mismo tiempo, los DMC locales pueden ofrecer consejos especiales relacionados con su información sobre la cultura del lugar, o incluso algunos riesgos e información clave.

 

• Son proveedores de soluciones basadas en la creatividad

Con años, incluso décadas, de experiencia a sus espaldas, los DMC son capaces de crear algo que sorprenderá a sus invitados, a su empresa y a usted mismo. Un DMC puede ofrecerle múltiples posibilidades para diseñar unas vacaciones o un evento inolvidables sin salirse de su presupuesto. Además, siempre se aseguran de que todo salga bien y se cumplan los contratos.

Muchas veces, el gestor de la reunión no dispone del lujo de tiempo necesario para investigar las mejores soluciones en un destino extranjero.

Con ello, los DMC se convierten en arquitectos de eventos que aportan soluciones creativas. Están ahí para ayudarle en caso de emergencias y contratiempos imprevistos. 

Uno siempre espera que cualquier viaje salga bien, pero inevitablemente a veces las cosas pueden salir mal. Los contratiempos pueden ser inevitables: vacaciones que han salido mal, problemas meteorológicos, problemas inesperados de ubicación, etc. Pero con un DMC, nunca te quedarás solo. Abordar estas cuestiones forma parte de su deber de diligencia.

 

• Pueden ofrecer una amplia gama de productos y servicios personalizados

Este tipo de agencia se ocupa de organizar viajes y eventos corporativos. Esto significa planificar todo el programa, así como todas las reservas y la coordinación.

La lista puede ser muy larga porque todo lo que conlleva la organización de un evento, prácticamente todo puede ser gestionado por el DMC, y por todo nos referimos a cosas como:

• asistencia orientada al detalle en todas las facetas de los programas;
• recomendaciones y reservas de hotel; 
• buscar lugares y atracciones;
• planificación y gestión de convenciones, reuniones y eventos;
• recomendaciones de restaurantes y reservas;
• servicios de transporte;
• excursiones y actividades turísticas;
• regalos y servicios;
• servicios de traducción;
• una gama de servicios personalizados y orientados al individuo para viajeros de ocio y de negocios, grupos y particulares;
• el cielo es el límite

• Ofrecen una ventaja poco frecuente en los negocios: la sencillez.

El proceso de investigar a los proveedores de un destino local, contratarlos y reunir al personal para organizar un programa puede llevar mucho tiempo, sobre todo si los planificadores no están familiarizados con el destino.

Una DMC ahorrará tiempo en todas las fases del proceso de planificación y adquisición y simplificará los procesos de contratación y pago; en lugar de tener que pasar por los aspectos legales y de adquisición de cada proveedor, una DMC ofrece un único punto de contacto, un único contrato y una única factura que pagar.  

 

• Mantienen sólidas relaciones con los proveedores

Internet ha facilitado la búsqueda de proveedores con un clic del ratón, pero el reto es encontrar a los adecuados. Una empresa de transportes puede afirmar que tiene capacidad para hacer llegadas y salidas de 200 personas, pero ¿cuántos vehículos va a suministrar y de qué calidad son?

Un restaurante con estrella Michelin puede parecer el lugar perfecto para un pequeño evento con un cliente, pero puede estar justo al lado de una ruidosa vía de tren. Un DMC tiene todos los conocimientos porque ya ha investigado a los proveedores. Además, un DMC goza de una sólida reputación local y, por consiguiente, de poder de negociación; los planificadores aprovechan estas relaciones para garantizar un servicio excelente y el acceso a artículos exclusivos que podrían no estar al alcance de todos.

 

• Son fundamentales para alcanzar las metas y objetivos del programa de incentivos

Un DMC es el ángel de la guarda del responsable de la reunión, que le libera de quebraderos de cabeza. Saber a quién recurrir, qué y cómo negociar, la calidad demostrada de los servicios que se van a prestar y la oficina, el personal y los recursos crediticios para llevar a cabo las operaciones son recursos que le resultarán muy útiles y le facilitarán las tareas.

Utilizar un DMC también evita la duplicación o el trabajo extra y mejora y da apoyo para alcanzar sus metas y objetivos.

 

• A la larga son la solución más barata

Contratar a un DMC es más asequible de lo que cree. Debido al volumen de negocios que mantienen con los proveedores locales, a menudo se obtienen mejores precios, que no son los mismos si se llama directamente al proveedor. Los DMC investigan qué lugar se adapta mejor a su evento y a su presupuesto. El ahorro de tiempo y esfuerzo puede hacer que el uso de DMC resulte extremadamente rentable.

Entre las ventajas de recurrir a una DMC completa y bien establecida figura el hecho de que el personal suele ser gente creativa que puede ofrecer a sus clientes un conocimiento de primera mano de los destinos, así como poder de compra local.

Le ahorrará tiempo, esfuerzo y, lo que es más importante, dinero. Eliminará el estrés proporcionando una red de apoyo desde el principio hasta el final. Encontrar el socio DMC adecuado garantiza la confianza de que los objetivos del evento no sólo se cumplirán, sino que se superarán, y asegura la repetición de negocios para usted y su equipo.

Teniendo todo esto en cuenta, si busca promover experiencias únicas en un destino fantástico y deseado como Brasil, ¡GT DMC Brasil está lista para ser su brazo derecho en esta operación! Nuestro equipo, formado al 100% por especialistas brasileños en viajes, cuenta con todos los conocimientos y contactos para promover una experiencia sin complicaciones para los directivos y una vivencia inolvidable para los equipos. Póngase en contacto con nosotros ahora mismo en www.gotogetherdmc.com.br